コミュ障が頑張ってやっとの思いで就職し、最初に立ちふさがる関門は…
そう。
電話応対！！
あなたはこの記事に辿り着いたということは、電話が苦手なのでしょう。
なので、今回は電話が苦手なあなたでも安心して応対できるように、その対策をまとめていきます。
ちゃんと対策をしておけば、得体の知れない恐怖におびえる必要はなくなります。
電話応対にビクビクする毎日とおさらば
私は入社当時、電話応対が嫌すぎて、電話が鳴るたびにビクビクしていました。
わざとゆっくり取ろうとして、あわよくば他の人が先に取ってくれればいいなと立ち回っていました。でも、そんな浅はかな考えは上司に見抜かれ。
「〇〇！！もっと早く電話にでろ！」と怒鳴られ、ますます電話にビクビクしていました。
でも冷静になって考えてください。
なんであなたは電話応対にビクビクしているのでしょうか。それを冷静に分析して対策をすると、少しばかり心に余裕ができます。
ビクビクする理由を私なりにまとめてみると下記の理由だと思います。（私がそうでした）
- 応対を周りに聞かれているプレッシャー
- 慣れない言葉遣いをしなければいけない
- 電話の声が聴きとりづらい
- 応対に集中して話の内容を忘れてしまう
電話にビクビクする理由はこれぐらいではないでしょうか。
では早速このビクビク原因の対策を社会に出て10年が経つコミュ障の私がまとめていきます。
こんなことを言ったら身も蓋もありませんが、慣れれば電話応対なんて他の作業をしながらでもできますよ。安心してください。
電話応対を周りに聞かれているプレッシャー対策
正直、周りの人はあなたの応対に聞き耳を立てています。かく言う私も新卒が入社してきたら、応対に聞き耳を立てています。（というか自然に聞いちゃいます）
なので、電話応対の基礎は最低限意識する必要があります。
逆に電話応対の基礎を意識していればプレッシャーを少し軽減することができます。
では、電話応対の基礎って何？
- 自分の社名と自分の名前を名乗る
- 相手の社名と名前をちゃんとメモる
- 相手を待たせるときは「確認しますので少々お待ちください」と言う
- 取り次ぐ人が離席中の場合はちゃんとメモを残す
- 受話器はガチャ！と置かない
ビジネスマナー本にあるような役に立たないマナーではなく、私が10年間社会人として感じた電話応対の基礎は以上のものだと思います。
たったこれだけです。難しくありませんよね。
これさえできていれば、何の問題もありません。この子ちゃんとできているなと感じます。ビジネスマナー本のヘンテコマナーに惑わされる必要はないのです。
電話応対での慣れない言葉遣いの対策
電話応対の言葉遣いって若干独特ですよね。
例えば、取り次ぎたい人がすでに帰ってしまっている場合、相手になんと伝えますか？
厳密な正解はありませんが、「本日○○は失礼させていただきました」と伝えるのが一般的です。
「なんだよ！失礼させていただきましたって！まったく意味わかんねーよ。」
と思うかもしれませんが、これが電話応対なのです。（ちなみに「○○は既に退社しております」でもいいですよ。）
こんな感じで電話応対の言葉遣いは少し独特です。
慣れない言葉遣いの対策は簡単！
他人の電話応対をひたすら聞いて、使えそうな言い回しをメモっておく
使えるかどうかわからないビジネスマナー本の応対語録一覧を勉強するよりもよっぽど実践的だと思いませんか？
あと、あなたの電話応対の言葉遣いを聞いて、注意してくる人がいると思います。
最初は注意されるとシュンとしたり、腹が立つと思います。
でも、よく考えてみてください。
注意してくれる人ってものすごく大切な人なんですよ。
だって、別にあなたの言葉遣いが下手なままでも、極論を言うと周りの人は困らないわけですからね。それでも、わざわざ注意してくれるということは、あなたに成長してほしいと思っているからです。
私は入社当時、隣の席に座っている1年先輩の女性に言葉遣いの指摘をグチグチ言われていました。指摘されるたびに、しゅんとしたりムカッとしていましたが、今から考えるとその指摘のおかげで失礼の無い電話応対ができるようになりました。
聞き取りずらい電話の声対策
私が電話応対で特に嫌だったのが、とにかく電話の声が聞き取りずらいと言うことです。聞き返しても、聞き取れない。3回聞き返しても聞き取れない…
私は電話の声が聞き取れないのがかなりストレスでした。
私は若干、周りの人より聴力が弱いので、これは結構悩みました。電話の受話器に取り付ける音量を上げる機械を購入しようか迷ったぐらいです。しかも、ストレスがある状態だと聴力っていつもより落ちるのです。
聞き取れない → ストレス → 聴力落ちる → また聞き取れない……
このループに苦しんでおりました。
そんな私がたどり着いた対策がこちら！
- 取引先と担当の一覧を毎朝見る
- 聞き取れなかったらちゃんと聞き返す
①人間って1度見たこと・聞いたことががある言葉だと、脳が自動で補完して理解するのですよ。
どういうことかと言うと、まったく聞いたことがない社名や名前だと聞き取れなくても、1度見たこと・聞いたことががある言葉だと聞き取れるのです。
脳みそスゲー。
なので、私は先輩に頼んで電話がよくかかってくる取引先とその担当の一覧をもらい、事前に毎朝目を通すようしていました。そうすることにより、聞き取れない確率がグーンと下がりました。
ただし、見たことも聞いたこともない社名だとやはり聞き取れない…
そんな場合は。
②相手の社名や名前が聞き取れないときはちゃんと聞き返しましょう。
体感的に2回くらい聞き返されても何も感じません。ただ、3回目となると失礼になる場合もでてくるので、そんな場合は、取り次ぎの人に、「ちょっと聞き取りづらかったのですが、○○という○○と言う人から電話が」と取り次ぎます。
その時伝える○○は自分が聞き取れた音。
何を言っているのかと思うかもしれませんが、聞き取れたニュアンスを取り次ぎ人に言えば90％は「あ～○○の○○さんね」と意図を汲んでくれます。
入社当時、どうしても社名や人の名前が聞き取れなかったので、私はある過ちを犯します。
そう。取り次ぐ人がいるのに離席していることにしたのです。そうすれば、聞き取れなくても、取り次ぐ必要がなくなる！…
ただ、こういう嘘ってだいたいばれるのです。
再度電話がかかってきて、他の人が取り次ぎ、先方と会話するうちに、「あれ、おれずっと離席なんかしてないけど…」
…
ひぃーー
あなたはこんな過ちを犯さないようにしてくださいね♪
電話応対した内容を忘れてしまう対策
電話応対に集中しすぎて、受話器を置いた後に「あれ？どういう内容だっけ？」と言うことを経験すると思います。
電話の内容を忘れてしまう対策は簡単！
とにかく、メモる！！！
とにかく、電話の内容を何でもいいので、いらない紙に書くのです。その際、メモに付箋はオススメしません。だって、付箋って小さいし、もったいない心理が働くので、書き殴ることができないのです。
私は、コピーミスしたいらない紙を常時机の上に置いておいて、なんでも常に何でも書けるようにしています。
あと、自分がよく知らない取引先から電話があった際は、必ず電話番号は聞きましょう！
電話番号さえ聞いておけばリカバリーがききます。逆に言えば、電話番号を聞いていないと詰みです。なので、絶対に電話番号は聞きましょう。
まとめ
電話応対ってリア充は簡単にやってしまいます。
コミュ障の私は「なんでこんな簡単なことができないのだろう」と日々悩んでおりました。電話応対に慣れるまでは電話のことばかり気になって仕事のパフォーマンスはなかなか上がらなかったです。
でも、上に挙げた対策をちょっとづつ進めていくことで、電話応対に対する抵抗が少しづつ和らいでいきました。
慣れるまでは電話応対はストレスに感じると思います。
私がそうでしたから。でも、慣れてしまえば、メールを打ちながらでも電話応対できるようになります。
あなたが1日でも早く、電話応対に慣れて仕事に集中できるようになれば幸いです。
